Logistik pameran dan exhibition memerlukan perencanaan yang sangat presisi. Barang harus sampai tepat waktu sebelum event dimulai, dalam kondisi sempurna, dan harus bisa dikembalikan setelah event selesai. Keterlambatan satu hari saja bisa berarti kerugian besar.
Jenis Barang Pameran yang Sering Dikirim
- Booth dan stand — modular booth, custom booth, backdrop
- Display material — roll banner, X-banner, poster, signage
- Produk sample — untuk ditampilkan di booth
- Peralatan AV — TV, proyektor, speaker, lighting
- Merchandise — brosur, katalog, souvenir
- Furnitur — meja display, kursi, rak showcase
- Mesin atau produk besar — untuk demo di pameran
Mode Pengiriman
Cargo Darat (Rekomendasi Utama)
Untuk pameran dalam satu pulau, cargo darat paling fleksibel dan bisa dijadwalkan dengan presisi.
Cargo Udara (Jarak Jauh / Urgent)
Untuk pameran di luar pulau atau jika jadwal sangat mepet. Lebih mahal tapi lebih cepat dan lebih aman.
Cargo Laut (Volume Besar, Waktu Cukup)
Untuk booth besar dan banyak material — kirim 2-3 minggu sebelum event.
Estimasi Biaya
| Rute | Darat (per kg) | Udara (per kg) |
|---|---|---|
| Jakarta → Surabaya | Rp 2.000 - 4.000 | Rp 7.000 - 12.000 |
| Jakarta → Denpasar | Rp 3.000 - 5.500 | Rp 9.000 - 15.000 |
| Jakarta → Makassar | - | Rp 11.000 - 18.000 |
| Jakarta → Medan | Rp 2.500 - 4.500 | Rp 8.000 - 14.000 |
| Jakarta → Yogyakarta | Rp 1.500 - 3.000 | Rp 6.000 - 10.000 |
Biaya belum termasuk return shipment. Cek di SuperCargo.
Langkah-Langkah Logistik Pameran
2-4 Minggu Sebelum Event
- Inventarisasi semua barang yang akan dikirim
- Hitung berat dan volume total
- Pilih ekspedisi — bandingkan di SuperCargo
- Booking shipment — terutama saat musim pameran ramai
- Konfirmasi jadwal penerimaan barang di venue
3-5 Hari Sebelum Event
- Packing semua barang sesuai panduan
- Labeling setiap kardus/peti dengan detail isi dan booth number
- Buat master inventory — checklist semua barang yang dikirim
- Kirim barang — harus tiba 1-2 hari sebelum event
Hari H (Setup)
- Terima barang di venue dan cek kondisi
- Cocokkan dengan inventory list
- Setup booth sesuai jadwal venue
Setelah Event (Return)
- Pack ulang semua barang dengan rapi
- Kirim kembali ke kantor — booking return shipment sebelumnya
- Cek kondisi barang saat tiba kembali
Tips Packing Barang Pameran
Booth dan Stand Modular
- Beri nomor setiap panel dan komponen untuk memudahkan assembly
- Kemas baut dan connector dalam ziplock berlabel
- Bungkus panel dengan blanket atau bubble wrap
- Gunakan flight case untuk komponen yang sering dikirim ulang
Peralatan AV (TV, Proyektor)
- Gunakan flight case atau hardcase khusus
- Bungkus dengan anti-static bubble wrap
- Sertakan kabel dan remote dalam pouch berlabel
- Label “FRAGILE - ELEKTRONIK”
Display dan Banner
- Gulung banner dan masukkan ke tube pelindung
- Simpan stand banner dalam tas khusus
- Jangan lipat banner yang di-print — lipatan sulit dihilangkan
Produk Sample
- Kemas sesuai jenis — elektronik, makanan, garmen masing-masing beda treatment
- Beri extra protection — produk sample biasanya unit yang sama ditampilkan
- Inventarisasi detail — catat serial number jika ada
Kesalahan Umum
- Kirim terlalu mepet — barang telat, booth kosong saat opening
- Tidak ada inventory list — barang hilang tanpa terdeteksi
- Packing asal-asalan — barang rusak dan tidak bisa dipamerkan
- Lupa booking return shipment — panik setelah event selesai
- Tidak labeling booth number — barang nyasar di venue yang besar
Tips Pro
- Gunakan reusable case (flight case, road case) — investasi untuk pameran rutin
- Foto layout booth sebelum bongkar — referensi untuk event berikutnya
- Sertakan toolkit di dalam shipment — obeng, lakban, gunting, kabel ties
- Simpan kontak ekspedisi yang bisa dihubungi 24/7 selama event
Kesimpulan
Logistik pameran adalah tentang timing dan organisasi. Kirim barang lebih awal, packing dengan benar, dan selalu punya inventory list. Pilih ekspedisi yang berpengalaman dan bisa diandalkan jadwalnya.
Temukan ekspedisi untuk logistik pameran di SuperCargo.